10 meilleurs outils pour travailler en tant qu’assistant virtuel

Si vous travaillez en tant qu’assistant virtuel à distance, il est important que vous disposiez des meilleurs outils pour optimiser votre productivité. En plus de vous aider à faciliter votre travail au quotidien, vous pourrez gagner beaucoup de temps et obtenir des résultats plus professionnels avec lesquels surprendre votre entreprise et vos clients. Et pour repartir du bon pied, découvrez cette Application pour enregistrer les heures de travail.

Les 10 meilleurs outils pour devenir assistant virtuel

Parmi ces outils pour travailler en tant qu’assistant virtuel, vous trouverez des applications Web pour la conception, la messagerie pour les environnements de travail et certaines qui seront très utiles pour organiser votre temps et vos tâches. Vous avez ici notre sélection des meilleurs outils pour être un assistant virtuel à distance.

Trello

trello

Trello est un outil qui vous sera utile pour organiser vos projets en différentes catégories. Parmi ses différentes fonctions, il vous permet de les diviser en planches, cartes et étapes. Vous pouvez organiser un groupe en lui attribuant des tableaux associés aux tâches qui lui sont assignées. De cette façon, vous n’aurez pas à envoyer et recevoir des e-mails de votre équipe avec les nouvelles tâches que chacun d’entre eux doit faire. Et si vous travaillez seul, cela vous aidera également à mieux contrôler ce que vous avez fait et ce qu’il vous reste à faire.

mou

mou

Pour en revenir au sujet de la communication par e-mail avec votre équipe, vous devriez essayer mou. Sans aucun doute, c’est l’une des meilleures plateformes de communication. Il est basé sur des canaux et vous aidera à vous organiser par projets ou équipes, ainsi qu’à envoyer des messages à des personnes spécifiques. De plus, vous pouvez l’utiliser aussi bien sur votre ordinateur que sur votre mobile. Vous devez quitter votre domicile un instant sans perdre le contact avec le reste de vos collègues ? Slack devient votre meilleur allié où vous pouvez envoyer toutes sortes de fichiers, ajouter des rappels de réunion et même mémoriser des messages importants.

Zoom

Zoom

Vous pensez que les messages texte ou les notes vocales via Slack ne suffisent pas et vous souhaitez communiquer avec des collègues ou des clients par appel vidéo ? Rien de mieux que Zoom pour cela. Sa version gratuite vous permet d’organiser des réunions jusqu’à 100 personnes pendant 40 minutes à la fois. Ils ont également une application mobile qui est idéale lorsque vous avez besoin d’avoir des réunions loin de chez vous ou du bureau.

Vous pouvez créer des réunions sur Zoom, enregistrer les réunions et même partager un écran afin que les autres puissent voir ce que vous expliquez. Il a vraiment toutes les fonctions nécessaires pour se sentir comme dans un vrai bureau virtuel.

Calendement

calendrier

Calendement est un programme conçu pour créer automatiquement des réunions et envoyer les liens à votre équipe ou à vos clients afin qu’ils puissent y accéder sans avoir à les rajouter à leur calendrier. La meilleure chose est qu’il peut être intégré à d’autres applications de calendrier telles que Google Calendar. Cela aide vraiment à réduire le stress lié à la coordination avec les clients et les collègues. Cela vous permet d’avoir moins d’e-mails, moins d’allers-retours et plus de temps pour travailler sur les autres choses qui nécessitent du temps.

Espace de travail Google

espace de travail google

Espace de travail Google, anciennement connu sous le nom de G-Suite, comprend plusieurs applications utiles qui peuvent vous aider si vous travaillez comme assistant virtuel. Certains des plus connus sont Google Meet, Google Drive et Google Calendar.

  • Google Meet est une plateforme de communication vidéo similaire à Zoom.
  • Google Drive est un système basé sur le cloud qui comprend des documents, des feuilles de calcul et des diaporamas.
  • Google Agenda se synchronise avec votre compte afin que vous puissiez y accéder sur n’importe quel appareil.

Dans l’ensemble, Google Workspace est un programme où vous pouvez facilement partager et collaborer avec les membres de l’équipe. C’est un outil d’assistant virtuel tout-en-un parfait pour tous vos besoins. Tout est très facile à utiliser et à comprendre.

Dernier passage

Dernier passage

Stockez-vous toujours vos mots de passe dans Google Chrome ? Après les nombreuses fuites et hacks, je vous recommande de passer à un gestionnaire de mots de passe comme Dernier passage. Cet outil stocke en toute sécurité tous vos mots de passe et vous permet de les partager en privé avec le reste de l’équipe. Il propose un forfait gratuit avec un stockage illimité des mots de passe et un partage individuel, mais il propose également des forfaits payants avec des fonctionnalités supplémentaires telles que le stockage de fichiers cryptés.

LastPass facilite la collaboration. En tant qu’assistant virtuel, vous aurez inévitablement besoin d’accéder aux comptes de vos clients et à d’autres informations sensibles, telles que les numéros de carte de crédit. Il est donc préférable de le faire en toute sécurité sans mettre en danger la vie privée de quiconque.

CamScanner

camscanner

CamScanner est une application mobile qui vous permet de prendre des photos de documents et de les convertir en fichiers PDF, documents et même feuilles de calcul, puis de les partager directement. C’est aussi pratique pour travailler en déplacement. C’est comme avoir votre propre scanner sur votre mobile avec lequel vous pouvez envoyer rapidement des contrats ou des documents sans avoir à convertir des images en PDF ou quelque chose comme ça.

Zappeur

zapper

Avec autant d’outils, ne pensez-vous pas qu’il serait bon d’en avoir un qui pourrait automatiser les processus et correspondre à certains d’entre eux ? Si vous vous connectez et vous déconnectez de différentes applications ou si vous saisissez manuellement des données de cette application à cette application, vous perdez votre temps. Zappeur est l’une des meilleures applications de productivité pour créer des processus plus efficaces. Il prend les applications qui n’ont pas d’intégration les unes avec les autres et agit comme « l’homme du milieu » pour automatiser les processus.

Par exemple, vous pouvez utiliser Zapier pour créer un lien entre Asana et Gmail, ce qui vous permet de créer des tâches dans Asana à partir d’e-mails dans Gmail. Il a une version gratuite et payante qui est disponible pour ceux qui ont besoin de plus de fonctionnalités et d’intégrations.

Livre de miel

livre de miel

Livre de miel est un programme de gestion de la relation client qui combine la gestion de projet, la communication client et la facturation en un seul endroit. Il dispose d’un carnet de contacts intégré pour faciliter le suivi des clients. Il dispose également d’un calendrier intégré, d’une liste de tâches et d’une liste de projets pour permettre une organisation plus efficace.

Toile

Toile

Finalement, Toile C’est l’un de ces outils essentiels du marketing numérique et dont tout assistant virtuel peut profiter. Son interface conviviale facilite la création de graphiques, d’affiches et de présentations d’aspect professionnel. Ainsi, vous pouvez facilement créer des images, des vidéos et des gifs sans rien télécharger. Il propose de nombreux modèles prédéfinis pour ceux qui ne sont pas familiarisés avec la création de conceptions graphiques.

Maintenant que vous connaissez les meilleurs outils pour travailler en tant qu’assistant virtuel, vous pouvez sûrement optimiser les ressources et tirer le meilleur parti de votre journée de travail. En connaissez-vous d’autres ? Avec le temps, nous pourrons sûrement mettre à jour notre liste avec de nouveaux et meilleurs outils pour les assistants virtuels.

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